Informativa privacy per i dipendenti e i collaboratori

Uso di Genio, ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dell'art. 4 della Legge 300/1970.

Titolare del trattamento: Genio. Per qualsiasi richiesta sulla privacy rivolgiti al tuo negozio.

Quali dati trattiamo e perché

• Account: nome, email aziendale, ruolo e negozio, per darti accesso solo alle sezioni che ti servono. Base giuridica: contratto di lavoro (art. 6.1.b).
• Registro degli accessi e delle attività: data e ora, esito dell'accesso, indirizzo IP, esportazioni di dati e operazioni sui dati dei clienti, per la sicurezza dei dati dei clienti e per ricostruire eventuali incidenti. Base giuridica: obblighi di sicurezza (art. 32 GDPR) e legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Lavoro svolto: il nome che scrivi su contratti, preventivi, fissi e dichiarazioni dei pezzi, per sapere chi ha fatto cosa, organizzare il lavoro e calcolare obiettivi e premi. Base giuridica: contratto di lavoro (art. 6.1.b).
• Richieste di assistenza e ricerche fatte all'assistente: solo per risponderti e mostrarti la tua cronologia.
• Turni e timbrature: i tuoi turni e, se la timbratura è attiva, data e ora di entrata, pausa e uscita confrontate con il turno, l'esito della verifica di posizione (in negozio, fuori dal negozio, senza posizione), la distanza approssimata e le correzioni con la nota di chi le ha fatte, per registrare le presenze e calcolare le ore. Base giuridica: contratto di lavoro e obblighi di legge (art. 6.1.b e c); per la verifica della posizione, il legittimo interesse ad avere timbrature attendibili (art. 6.1.f).
• Contratto, pausa e copertura del negozio: le ore di contratto a settimana e la durata della pausa (30 minuti o 1 ora), per preparare turni che rispettino il contratto e la pausa prevista per legge oltre le 6 ore di lavoro, e per controllare che il negozio sia coperto negli orari di apertura. Le ore lavorate si calcolano dal turno pubblicato, tolta la pausa: una timbratura dimenticata non le riduce, ma crea un promemoria per il tuo responsabile, l'Area Manager e il Back office, che possono correggerla con una nota. Per la verifica della copertura l'assistente di analisi riceve solo orari e ore, con le persone indicate come "Addetto A", "Addetto B": mai il tuo nome o altri dati personali. Base giuridica: contratto di lavoro e obblighi di legge (art. 6.1.b e c).
• Rimborsi spese: se usi il rimborso spese, importo, data, esercente e categoria di ogni spesa, con la foto o il PDF della ricevuta o della fattura, per rimborsarti e preparare il riepilogo del mese per l'amministrazione. La foto può essere letta da un servizio automatico che propone importo, data ed esercente: al servizio va solo l'immagine della ricevuta, senza il tuo nome, e tu controlli e confermi i dati prima di salvarli. Base giuridica: contratto di lavoro e obblighi fiscali (art. 6.1.b e c).
• Posizione al momento della timbratura: il telefono la chiede solo quando premi il tasto per timbrare; non seguiamo i tuoi spostamenti e non salviamo le coordinate, solo l'esito e la distanza approssimata. Di serie la posizione serve per timbrare: se non puoi o non vuoi darla, avvisi il tuo responsabile, che registra la timbratura a mano con una nota (l'azienda può anche permettere la timbratura "senza posizione"). I dati di presenza non sono usati per valutare le tue prestazioni né per decisioni automatiche e li vedono solo il tuo responsabile, l'Area Manager competente e il Back office.

Genio è uno strumento di lavoro (art. 4, comma 2, L. 300/1970): non è usato per il controllo a distanza dell'attività. Le analisi automatiche ricevono solo numeri e i nomi degli addetti vengono sostituiti da pseudonimi. Nessuna decisione che ti riguarda è presa in modo automatico.

Per quanto tempo

• Registro degli accessi e delle attività: 12 mesi.
• Ricerche fatte all'assistente: 6 mesi; richieste di assistenza: 24 mesi.
• Contratti, fissi e dichiarazioni con il tuo nome: 24 mesi.
• Turni: 24 mesi; timbrature: 60 mesi (distanza e precisione della posizione solo 90 giorni).
• Rimborsi spese e ricevute: 24 mesi in Genio; gli originali e i riepiloghi del mese restano all'amministrazione per 10 anni (art. 2220 c.c.).
• Account: finché lavori con noi; si disattiva quando il rapporto finisce.

Chi tratta i dati per nostro conto

I dati sono trattati dal personale autorizzato, ognuno solo per il proprio negozio o ruolo, e da questi fornitori tecnici nominati responsabili del trattamento:

• Vercel Inc.: hosting dell'applicazione; archivio dei file (documenti, ricevute, foto del profilo e copie di sicurezza del database).
• Turso: database dell'applicazione, in una regione dell'Unione europea, con i dati cifrati prima del salvataggio.
• GitHub Inc.: copie di sicurezza del database e dei file, cifrate con una password dell'azienda prima del salvataggio e conservate 30 giorni.
• Microsoft Ireland Operations Ltd.: accesso con l'account aziendale Microsoft.
• Google (Gemini): analisi di Lume solo su numeri e dati statistici, con i nomi degli addetti sostituiti da pseudonimi; ricerche online di Nova: solo la domanda.
• Groq Inc.: analisi di Lume solo su numeri e dati statistici, con i nomi degli addetti sostituiti da pseudonimi; risposte di Nova alle domande dello staff, con i brani dei documenti interni; lettura delle foto di ricevute e fatture del rimborso spese.
• Tavily: ricerche online di Nova: solo la domanda.
• Resend: email di servizio allo staff (turni e timbrature, appuntamenti delle campagne, manutenzione): indirizzo e nome di chi le riceve, mai dati dei clienti.

Alcuni fornitori hanno sede o server negli Stati Uniti: il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR (EU-US Data Privacy Framework o clausole contrattuali standard). I dati non vengono venduti né usati per pubblicità.

I tuoi diritti

Puoi chiedere in ogni momento di sapere quali dati abbiamo su di te e averne una copia, correggerli, cancellarli, limitarne l'uso, opporti al trattamento e riceverli in un formato leggibile (artt. 15-22 GDPR). Rispondiamo entro un mese. Se ritieni che i tuoi dati siano trattati in modo non corretto puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Ultimo aggiornamento: 8 novembre 2026.